Stol på din skoleleder – men ikke blindt
I Odense er en foreningsbestyrelse for nyligt blevet gjort personlig ansvarlig for uretmæssig høj støtte. Selv om dommen ikke giver anledning til bekymring for aftenskoler, er det alligevel en anledning til at skærpe opmærksomheden på bestyrelsens tilsyn med driften.
Den daglige drift af en aftenskole varetages ofte af en ansat skoleleder, mens bestyrelsen især skal sætte retning, være sparringspartner og følge med i økonomien – samt, vil jeg tillade mig at fremhæve, føre tilsyn.
En ny dom i Odense om en forening på folkeoplysningsområdet slår fast, at bestyrelsen har et ansvar for, at tilskud anvendes korrekt, og at oplysninger til kommunen er rigtige. Det gælder også, selv om bestyrelsen har delegeret de praktiske opgaver til en ansat (skoleleder) eller som i sagen til en ekstern administrator. Den eksterne administrator er dømt for at have indberettet forkerte oplysninger til kommunen, hvilket har givet foreningen et væsentligt højere tilskud, end de var berettiget til.
En sjælden sag
Det er yderst sjældent, at vi ser sager, hvor bestyrelsesmedlemmer pålægges et personligt erstatningsansvar. Samtidig skal vi være varsomme med at oversætte en dom omhandlende en forening, der administrerer øvelokaler med en omsætning på 4 mio. kr. om året, til aftenskoleområdet.
Personligt har jeg kun oplevet det én gang i løbet af mine 16 år i DOF, og bestyrelsesmedlemmerne endte her med at betale 0,- kr. Kommunen ville have tabt sagen med et brag, hvis den var kommet for retten.
Jeg har aldrig hørt om, at medlemmer af en aftenskolebestyrelse har været hevet i retten med det formål at gøre dem personligt ansvarlige med et krav om tilbagebetaling af midler.
Derfor mener jeg ikke, at den aktuelle dom skal vække bekymring i aftenskoleland, men den giver anledning til at skærpe fokus. En frivillig aftenskolebestyrelse skal ikke forsøge at kontrollere alt, men sørge for at have et enkelt og dokumenteret system for et forsvarligt tilsyn.
DOF anbefaler
Bestyrelsen bør derfor:
Kende reglerne – stille spørgsmål – kunne se de relevante oplysninger – reagere på røde flag – og dokumentere, hvad den har gjort.
Det giver ikke alene bestyrelsen gode muligheder for at opdage fejl. Det skaber også en tydelig arbejdsdeling mellem bestyrelsen og skolelederen: Skolelederen driver skolen. Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede ledelse og det nødvendige tilsyn.
Vi har herunder samlet 8 gode råd til at sikre, at du som bestyrelsesmedlem lever op til dit ansvar. Er du i tvivl, eller oplever du problemer med at trænge igennem til din skoleleder eller resten af bestyrelsen, er du altid velkommen til at søge hjælp hos os i DOF.
8 gode råd
Det er helt naturligt, at bestyrelsen overlader den daglige administration til skolelederen, herunder at lade skolelederen stå for blandt andet tilskudsansøgninger og -regnskab, deltagerregistrering og anden kontakt til kommunen.
Dommen understreger dog, at en sådan ’delegering’ ikke i sig selv fritager bestyrelsen for dens ansvar, som det også er angivet i Folkeoplysningsloven § 31. Bestyrelsen skal fortsat føre tilsyn med, at tilskudsgrundlaget er korrekt.
Dette gælder også, hvis bestyrelsen uddelegerer internt til et enkelt bestyrelsesmedlem – for eksempel en kasserer. Det betyder, at et bestyrelsesmedlem ikke nødvendigvis kan sige: "Det var skolelederens område" eller ”Det var kassererens opgave”. Hvis bestyrelsesmedlemmet har fået konkret viden om et problem, kan der opstå en pligt til at reagere.
Som bestyrelsesmedlem behøver man ikke være ekspert i folkeoplysningsloven eller kunne lave skolens tilskudsregnskab. Men bestyrelsen bør kende de regler, der har væsentlig betydning for skolens økonomi, herunder blandt andet aktiviteternes omfang i form af lektioner, udgifter til underviserens løn og omfanget af de anvendte tilrettelæggelsesformer.
I den konkrete sag lagde retten vægt på, at foreningen havde en betydelig økonomi og var afhængig af kommunale tilskud. Derfor kunne bestyrelsen ikke alene forlade sig på, at andre havde styr på reglerne.
Det er derfor en god idé, at nye bestyrelsesmedlemmer får en kort introduktion til:
· aftenskolens tilskudsramme og eventuelt andre tilskud,
· hvilke oplysninger tilskuddene bygger på,
· hvilke forhold der kan ændre tilskuddets størrelse,
· hvem der beregner og indberetter oplysningerne samt
· hvordan bestyrelsen fører tilsyn med processen/oplysningerne.
Et velfungerende samarbejde mellem bestyrelsen og skolelederen bygger naturligvis på tillid. Tillid bør imidlertid ikke stå alene, når der er tale om oplysninger med væsentlig økonomisk betydning for aftenskolen.
Dommen peger på, at det ikke er tilstrækkeligt blot at stille spørgsmål til administratoren (skolelederen). Bestyrelsen bør også sikre sig et passende grundlag for at vurdere, om svarene er korrekte.
Det betyder ikke, at bestyrelsen skal kontrollere hver enkelt deltager eller bilag. Kontrollen kan tilrettelægges efter skolens størrelse og risiko.
Det kan for eksempel være tilstrækkeligt, at bestyrelsen på et møde får forelagt en oversigt over de oplysninger, der ligger til grund for tilskudsansøgningen eller tilskudsregnskabet, og at det fremgår af referatet, at bestyrelsen har gennemgået og godkendt grundlaget.
Et vigtigt punkt i dommen var, at bestyrelsen ikke selv havde adgang til det medlems-/administrationssystem, hvor de relevante oplysninger lå. Retten lagde vægt på, at bestyrelsen selv var nærmest til at sikre sig mulighed for at føre det nødvendige tilsyn. Ganske få bestyrelsesmedlemmer har adgang til skolelederens administrationssystem (ASA), så det er et relevant opmærksomhedspunkt.
Det er derfor et godt princip, at bestyrelsen har adgang til relevante ledelsesoplysninger uden nødvendigvis at have adgang til ASA eller alle personoplysninger. I praksis kan det for eksempel være gennem en budgetopfølgning og en bestyrelsesrapport, hvor bestyrelsen kan se de oplysninger, der er nødvendige for dens tilsyn.
I landsorganisationen vil vi søge at gøre det nemt for skolelederen at udarbejde en bestyrelsesrapport.
Bestyrelsens ansvar bliver særligt vigtigt, hvis der opstår tegn på, at noget ikke stemmer.
Det kan for eksempel være:
· oplysninger der ændrer sig markant fra år til år,
· uoverensstemmelser mellem forskellige opgørelser,
· spørgsmål fra kommunen eller revisor om de samme forhold flere gange,
· oplysninger fra skolelederen, som ikke stemmer med det, bestyrelsen ellers har fået oplyst samt
· usikkerhed om, hvilke regler der gælder.
I den konkrete sag lagde retten vægt på, at flere bestyrelsesmedlemmer havde fået oplysninger, som burde have givet anledning til yderligere kontrol.
Når der er et rødt flag, bør bestyrelsen derfor ikke blot spørge: "Er du sikker?" Den bør også spørge: "Hvordan kan vi dokumentere, at det er korrekt?"
En revisor kan naturligvis være en vigtig del af bestyrelsens kontrol, men dommen viser, at bestyrelsen ikke uden videre kan lægge ansvaret over på revisor.
Hvis revisor eller kommune ikke har haft adgang til de underliggende oplysninger, kan deres manglende bemærkninger ikke nødvendigvis betyde, at bestyrelsen har gjort det, den skal.
Revisorens kontrol og bestyrelsens tilsyn er altså to forskellige ting.
Et enkelt, men vigtigt råd er at dokumentere bestyrelsens tilsyn i referaterne.
Det kan for eksempel fremgå:
"Bestyrelsen har gennemgået grundlaget for årets tilskudsregnskab, herunder deltageroplysninger og de forhold, der har betydning for tilskuddets beregning. Bestyrelsen har haft mulighed for at stille spørgsmål til skolelederen og har ikke fundet anledning til yderligere bemærkninger."
Det er ikke en garanti mod ansvar. Men det viser, at bestyrelsen faktisk har forholdt sig til sit tilsyn og ikke blot har overladt opgaven til skolelederen.
DOF’s konsulenter kommer gerne ud og hjælper medlemsskolerne og deres bestyrelser med at organisere arbejdet, delegere ansvar og andet relevant for skolens drift.
Vi udbyder også løbende kurser i aftenskolens drift, love og rammer.
Og vi står til rådighed, hvis du har spørgsmål.
