Sæt liv i generalforsamlingen!
Skrevet af:
Torben Stenstrup, Landsformand
Udgivet 7. februar 2024
De næste måneder er højsæson for generalforsamlinger i Foreningsdanmark. Så gælder det om at sætte nok stole frem, så alle medlemmer i aftenskolen kan være med! Desværre kan en lille mængde stole ofte være nok – for generalforsamlinger er ikke så attraktive … Det skal vi gøre noget ved, for generalforsamlingen skal være ’årets fest’ og give plads til en slagkraftig fællesskabsfølelse, hvor de vildeste beslutninger kan træffes i flok.
Få flere op af sofaen og hen til festen
Vi er nødt til at skabe en ny fortælling om foreningens generalforsamling, så den indeholder mere dynamik, medindflydelse og fællesskab.
Først og fremmest handler en fest jo om at invitere en masse gæster og give dem lyst til at komme og deltage. Normalt udsender bestyrelsen en formel indkaldelse til generalforsamlingen med henvisning til vedtægternes paragraf et eller andet – med en række punkter, der skal behandles. Måske er det en ide at lave en spændende og fængende invitation i stedet – og så som et element heri skrive, at kl. XX finder foreningens generalforsamling sted. Skriv gerne inden hvilken frist, medlemmerne kan indsende forslag til bestyrelsen. Henvis til den officielle dagsorden, som findes på et link.
En ting, der nogle gange afholder folk fra at deltage i generalforsamlingen, er frygten for, at der mangler kandidater til bestyrelsen, og at man kan risikere at blive presset til at stille op. Derfor er det en god ide, at bestyrelsen har spurgt en række kandidater på forhånd og allerede i invitationen kan oplyse, at der er kandidater til alle pladser – men at det selvfølgelig er en demokratisk valghandling, og at flere er meget velkomne til at stille op.
Vil I gerne have mange til at deltage i generalforsamlingen, er det en god ide at opfordre medlemmerne personligt (mundtligt/direkte) til at komme og være med.
Mindre spindelvæv og mere engagement
De fleste generalforsamlinger lægger fra land med en meget lang formandsberetning og en omfattende gennemgang af årsregnskabet. Først efter en times tid begynder fokus at bevæge sig væk fra det historiske og hen mod fremtiden.
En mere engagerende generalforsamling kan derfor opnås ved, at formanden kort fremlægger årets højdepunkter og svarer på spørgsmål – som et supplement til en skriftlig beretning, der er udsendt på forhånd. På samme måde kan kassereren fremlægge en række hovedtal fra en simpel regnskabsopstilling og svare på spørgsmål – som supplement til foreningens årsregnskab, der er udsendt på forhånd.
Så kan langt størstedelen af tiden nemlig bruges på det kommende års arbejde og inddrage medlemmerne med ideer og ønsker – og give mulighed for, at de kan melde sig som frivillige, der vil hjælpe med at realisere nogle af tingene.
(Artiklen fortsætter efter citatet).
Når dirigenten når til punktet om ’det kommende års arbejde’, så er det et godt kneb, at dirigenten ’suspenderer’ mødet. Det betyder, at referenten holder pause – og at deltagerne kan drøfte en række emner i mindre grupper i en mere uformel atmosfære.
Fra passiv tilskuer til aktiv deltager i mødet
Generalforsamlingen kan let blive meget formel, hvor dirigenten leder talerne, og hvor mange sidder passivt uden at bidrage til mødets udvikling. Nogle fordi det har været en lang arbejdsdag – og andre fordi de ikke er glade for at tale i større forsamlinger eller sidder med en følelse af, at de ikke er på hjemmebane i dette ’rollespil for erfarne foreningsfolk’.
Når dirigenten når til punktet om ’det kommende års arbejde’, så er det et godt kneb, at dirigenten ’suspenderer’ mødet. Det betyder, at referenten holder pause – og at deltagerne kan drøfte en række emner i mindre grupper i en mere uformel atmosfære. Når der for eksempel er gået en time, kan dirigenten ’genoptage’ mødet – og her kan der samles op på vigtige pointer fra gruppearbejdet, der for eksempel bliver til tre konkrete handlinger, som forsamlingen ønsker, at bestyrelsen skal arbejde med i det nye år.
Deltagerne inddrages bedst i mindre grupper, hvor folk får mulighed for at drøfte en række emner. Det kan for eksempel være en række kort med sætninger, som beskriver aktuelle hverdagsdilemmaer i foreningen, som bestyrelsen gerne vil have input til at ændre på. Eller kort med 10 forslag til konkrete handlinger/indsatser i det nye år, som deltagerne skal prioritere vigtigheden af. Måske skal grupperne komme med forslag til at løse en stor udfordring, som foreningen står over for.
Der er mange måder at give plads til dialog og engagement – og nogle gange er det på en mere kreativ måde, hvor gruppen skal lave et fælles maleri med foreningens værdigrundlag, bygge det nye klubhus i LEGO eller skrive et vers om gruppens ønsker til bestyrelsen på melodien ”Højt fra træets grønne top”. Det handler om at få engageret medlemmerne – og så har dirigenten opgaven med at samle nogle konklusioner eller pointer op, som kan indgå i den formelle del af mødet og fremgå af referatet.
God balance mellem sjov og alvor på mødet
’Årets fest’ handler om fællesskab, og mange synger eller spiser sammen i forbindelse med generalforsamlingen. Måske er der også et relevant oplæg eller et andet ’trækplaster’, så flere får lyst til at komme og være med.
Og undervejs i mødet er der en let og elegant tone, så aftenen glider godt fremad, og de officielle dele af generalforsamlingen håndteres. Her har dirigenten en vigtig rolle og ret stor indflydelse på, at stemningen er god, og flowet fint – men at alle de formelle forhold fra vedtægterne og foreningsretlige principper også overholdes.
For lige under festen og den gode stemning ligger bekymringer, utryghed og utilfredshed potentielt og rumler. Generalforsamlingen er også det sted, hvor luften renses, medlemmerne kan stille kritiske spørgsmål eller komme med udfordrende forslag til debat på mødet. En god dirigent sørger for, at alle kommer til orde i en konstruktiv tone – uden at det drukner i gentagelser og de samme enetalere hele aftenen. Den gode dirigent er hjemme i stoffet, er i god kontakt med forsamlingen og kan i en tillidsfuld atmosfære få afklaret, hvilke konklusioner der er størst opbakning til i forsamlingen.
Generalforsamlinger fortjener et løft
Foreningsliv og aftenskoler bygger på folkeoplysning og et levende demokrati. At hjælpe borgerne med at træne ’demokratimusklen’ ved den årlige generalforsamling er derfor en oplagt opgave, som kræver ny energi og opmærksomhed.
I DOF ønsker vi et aktivt medlemsdemokrati og arbejder for, at vores medlemsskoler udvikler sig og står stærkt i landets 98 kommuner. En stærk og relevant aftenskole bygger på dialog, legitimitet og engagement. Derfor er det vigtigt at få flere medlemmer og opbygge en lokal følgeskare, der kan give input og udfordre bestyrelsens og skoleledelsens eget verdensbillede.
Det er jo altid lettere med konsensus og homogene synspunkter – men plads til mangfoldighed og udfordrende perspektiver skaber ofte stor værdi for fællesskabet og behøver slet ikke være tegn på konflikt. De bedste venskaber og ægteskaber har også brug for, at bølgerne går højt en gang i mellem. Når vi har fået luft for vores frustrationer og drømme – finder vi sammen i stærkere alliancer, som bygger på gensidig respekt og fællesskab.
En god generalforsamling skaber arbejdsglæde og fælles retning for den forening, hvor vi har investeret følelser, passion og engagement. Det er jo derfor, det er så vigtigt, at generalforsamlinger ikke er en blodfattig og trist affære for syv fremmødte, der syltes ind i lange beretninger og kedelige årsregnskaber!
Vidste du, at:
- der ikke findes en foreningslov.
- foreningens vedtægter er ’lov’ – og dertil kommer 200 års praksis fra foreningsret.
- man ikke kan behandle emner, der ikke er på dagsordenen.
- man ikke kan vedtage noget under punktet ”Eventuelt”.
- man altid kan stille et mistillidsvotum til bestyrelsen.
- hele bestyrelsen er på valg, hvis forsamlingen beslutter et mistillidsvotum.
